Version 1
__ février 2025
La présente politique a pour but d’informer le public, les clients, les fournisseurs, ainsi que le personnel de la façon par laquelle Les Entreprises M.B. plus inc. (ci-après « MB plus ») recueille, conserve, utilise, protège et divulgue les renseignements personnels.
Cette politique vise à :
Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels que MB plus conserve, qu’ils soient numériques ou non, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.
Renseignements personnels
Tout renseignement concernant une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Ces renseignements comprennent notamment, mais sans limitation, le prénom, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou la date de naissance.
Renseignements personnels sensibles
Les renseignements personnels de nature sensible, comme des renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes, le sont par le haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée qu’ils suscitent.
Renseignements confidentiels
Il s’agit de renseignements que son propriétaire ou son auteur estime confidentiels : information de nature financière, commerciale ou stratégique, lesquels ne sont pas des renseignements personnels.
Les moyens de la collecte
MB plus recueille des renseignements personnels auprès de ses clients (particuliers) et de ses employés. Cette collecte peut être effectuée par des rencontres en personne ou téléphoniques avec les clients, par des échanges de courriels, par l’entremise de messages textes, ou encore par la réception de candidatures par l’entremise de courriels, d’échanges téléphoniques, d’échanges de messages sur Facebook et par des rencontres en personne.
Les renseignements recueillis
Les renseignements personnels que nous recueillions sont les suivants :
De la clientèle (particuliers) :
Des candidatures :
Tous les renseignements personnels recueillis sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à l’exécution du service ou du mandat demandé ou à la conclusion d’une transaction. Lorsqu’une personne fournie à MB plus un renseignement personnel, elle autorise expressément sa collecte et son utilisation pour les fins qui lui ont été divulguées dans ces circonstances.
L’utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés pour les fins suivantes :
Pour les renseignements de clients (particuliers) :
Pour les renseignements des candidats à un emploi :
L’accès aux renseignements personnels
La seule personne ayant accès aux renseignements personnels sous notre garde est Sophie Audit, l’adjointe administrative. De plus, une comptable externe à l’entreprise a aussi accès aux renseignements personnels lors de la préparation des états financiers.
La conservation et la destruction des renseignements personnels
MB plus conserve les renseignements personnels recueillis durant la période raisonnablement nécessaire pour accomplir ce pour quoi ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux exigences légales. Une fois cette période terminée, ils sont par la suite détruits conformément aux exigences légales.
Les renseignements personnels sont conservés selon la grille de conservation suivante :
| Catégorie de renseignements | Temps de conservation |
| Renseignements personnels et dossiers de clients | Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le mandat a été exécuté. |
| Renseignements personnels de candidats à un emploi | 3 ans suivant la fin du processus d’embauche ou suivant la fin d’un litige. |
| Renseignements personnels et dossiers d’employés | 3 ans suivant la fin de l’emploi ou suivant la fin d’un litige. |
| Documents fiscaux et documents financiers | 7 ans |
Suivant ces délais, les dossiers et les renseignements personnels sont détruits.
À l’occasion, MB plus divulgue des renseignements personnels à des tiers, en l’occurrence, à un sous-traitant comptable pour des fins de production d’états financiers. Les renseignements personnels divulgués à cette occasion sont des renseignements personnels et fiscaux.
Toutefois, MB plus transmet seulement les renseignements nécessaires et exige au tiers de protéger et d’utiliser uniquement les renseignements personnels conformément à la présente politique et aux fins données lors de la divulgation. Sans limiter la généralité de ce qui précède, MP plus impose à ces tiers des obligations contractuelles pour que vos renseignements personnels bénéficient du même niveau de protection que celui de cette politique. MB plus n’autorise pas les tiers à utiliser les renseignements personnels à des fins de marketing.
Par ailleurs, MB plus ne vend pas les renseignements personnels en sa possession.
Nous mettons en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction, la perte, la modification ou la détérioration accidentelle ou illicite de celles-ci.
Les données numériques que nous collectons sont stockées sur un ordinateur dans nos bureaux. Cet ordinateur est protégé par un pare-feu et un logiciel antivirus. Des copies de suretés sont automatiquement effectuées sur disques durs externes de façon systématique.
Physiquement, nos dossiers sont sécurisés par des locaux.
Par ailleurs, les employés de MB plus sont tenus de respecter la confidentialité des données et de respecter la présente. L’employé ayant accès aux renseignements personnels a signé un engagement de confidentialité rétroactif à sa date d’embauche.
D’autre part, MB plus ne transmet aucun des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Cependant, si nous devions transmettre des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous veillerions à mettre en place des clauses contractuelles avec celles-ci afin d’en assurer la protection.
Par la même occasion, MB plus procèdera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en tenant compte, notamment, de la sensibilité des renseignements, de la finalité de son utilisation, des mesures de protection, des lois applicables dans le pays, l’état ou la province où ce renseignement serait communiqué, particulièrement au chapitre de la protection des renseignements personnels.
La communication pourra être effectuée uniquement si l’évaluation démontre que les renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate. Une entente écrite devra par ailleurs intervenir entre MB plus et l’entité située à l’extérieur du Québec.
Conformément à la loi, une personne peut demander à MB plus que ses renseignements personnels soient rectifiés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés dans certaines circonstances, ou encore en obtenir une copie. Elle peut également retirer son consentement à la collecte et l’utilisation de ses renseignements personnels.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de MB plus traitera et répondra par écrit à votre demande dans les 30 jours de la date de la réception de votre demande.
Droit à la portabilité
Sur demande de la personne concernée, nous lui transmettrons l’ensemble des informations la concernant en notre possession dans un format technologique structuré et couramment utilisé, soit à celle-ci, soit à un tiers autorisé par la loi.
Processus de deuil
La loi nous autorise à communiquer un renseignement personnel concernant une personne décédée à son conjoint ou à l’un de ses proches parents si ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil, à moins que la personne décédée n’ait consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.
Droit à la désindexation
Toute personne peut demander que ses renseignements personnels ne soient plus diffusés ou que tout hyperlien rattaché à de tels renseignements soit désindexé. Toutefois MB plus n’effectue aucune indexation de renseignements personnels.
Traitement automatisé de renseignements personnels
Nous ne faisons appel à aucun système de traitement automatisé de renseignements personnels et donc aucune décision n’est fondée sur un tel système et nous n’utilisons aucune technologie pour identifier, localiser ou effectuer du profilage.
Droit des mineurs
Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne peuvent plus être recueillis auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.
Notre site web installe et utilise des témoins. Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaitre chaque fois que vous visitez le site web. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
Le site web peut proposer des liens vers d’autres sites et d’autres contenus. MB plus n’est pas responsable de leur contenu et ne pourrait être tenu responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l’utilisation de ces sites.
MB plus se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter le site web de MB plus afin d’y vérifier les changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels de MB plus est chargée de l’application de la présente politique. La personne désignée à cette responsabilité est :
Martin Boucher
Président et responsable de la protection des renseignements personnels
819 791-2210
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante :
Les Entreprises M.B. plus inc.
3700, rue College
Sherbrooke (Québec) J1M 0B8
à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, monsieur Martin Boucher.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre.
Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection des renseignements personnels de MB plus.